Історія життя Переяславщини з 1936 року
“Трудовий архів” Студениківської, Ташанської, Дівичківської та Циблівської сільських рад є спільною комунальною установою. В ньому зберігають документи ще з 1936 року. Тут можна отримати довідки, важливі для пенсійних виплат, судових справ та інших життєвих питань.
Архів містить 80 фондів із 16 500 справ. Тут працюють дві людини: завідувачка установи Інна Лісова та бухгалтерка Валентина Задорожня, яка також виконує функцію діловода. У середньому до них звертаються 15 осіб за приймальний день, а з початку 2025 року вони вже видали понад 200 довідок. Всі – безкоштовно.
– Кожен трудовий рік для людини – це надзвичайна цінність, адже від нього залежить її вихід на пенсію. Бувають випадки, коли люди знають, що пропрацювали певну кількість часу і де, але от офіційного підтвердження цього стажу немає, а підприємство чи установа давно ліквідована. Саме тоді вони звертаються до трудового архіву, де ми в книгах шукаємо відповідні документи про прийняття на роботу чи іншу необхідну інформацію, – розповідає Інна Лісова.
– Також є чимало інших випадків, коли жителям громад потрібно зібрати або підтвердити свою трудову діяльність. Зокрема й для того, щоб зробити оцифрування документів на майбутнє.
Тож саме трудовий архів забезпечує збір і збереження документів з особового складу підприємств, установ і організації, що працювали на території теперішніх чотирьох сільських громад – Студениківської, Ташанської, Дівичківської та Циблівської – і ліквідувалися без правонаступників. Фінансування надходить від цих громад, вони підтримують установу, допомагають з обладнанням і матеріалами.
Валентина Задорожня, бухгалтер і діловод трудового архіву, раніше працювала головним бухгалтером колишньої Переяслав-Хмельницької райдержадміністрації
Це не просто папери, а людські долі
Серед послуг архіву – виконання запитів фізичних і юридичних осіб, виготовлення копій документів, надання архівних довідок, упорядкування документації в організаціях, консультації та можливість попрацювати з документами в читальному залі.
Документи зберігаються до 75 років, після чого їх списують. Однак серед них є особливо важливі – виплати, договори, накази, особові справи. Пенсійний фонд веде цифровий облік лише з 2000 року, тому для отримання довідок про трудову діяльність за давніші роки люди звертаються саме до трудових архівів.
– Якщо людина закриває підприємство, ми пояснюємо, які документи потрібно залишити, у якому вони мають бути стані. Якщо самостійно не вдається – допомагаємо: хоча б пронумерувати, упорядкувати справи, щоб вони зберігалися в належному вигляді.
Однак приміщення архіву поки не відповідає всім стандартам і умовам довгострокового зберігання паперової документації. Зокрема, немає спеціального обладнання для підтримання належного рівня вологості. Але громади працюють над вирішенням цього питання. Важливо, щоб архів залишився в місті, бо людям у Переяславі нас знайти значно зручніше, ніж якби ми були десь у селі.
Зв’язок із громадами підтримується постійно, у всіх керівників, старост є наші контакти. Якщо людині складно приїхати, то ми можемо консультувати й по телефону, надішлемо чи передамо документи, якщо потрібно, – розповідає керівниця. – Архів також співпрацює з Пенсійним фондом, його представники проводять перевірки та контролюють стан зберігання.
Які документи потрібно мати для отримання архівної довідки?
Щоб отримати архівну довідку, необхідно мати при собі паспорт і його копію. Це підтверджує особу заявника та запобігає випадкам, коли документи намагаються отримати сторонні особи.
– Ми не маємо права надавати інформацію без підтвердження особи. Були ситуації, коли в Бориспільському районі довідки отримували на інших людей. Це неприпустимо, тому ми завжди вимагаємо паспорт і копію, яку заявник підписує. Так ми захищаємо і себе, і тих, хто звертається до нас. Окрім паспорта, бажано мати трудову книжку – це значно спрощує пошук. У разі, якщо людина не має копії паспорта, її можна зробити безпосередньо в архіві.
Якщо трудова книжка втрачена, ми шукаємо за тими даними, які людина пам’ятає. Це складніше, довше, але ми переглядаємо всі можливі записи, щоб знайти потрібну інформацію. У разі звернення адвоката необхідно надати довіреність і свідоцтво про право на адвокатську діяльність. Трудова книжка – бажана, але не обов’язкова. Якщо її немає, ми все одно шукаємо дані та, за можливості, надаємо довідку, — підсумовують працівниці установи.
При поданні запиту заявник заповнює заяву, вказуючи всі необхідні дані: місце проживання, контактний телефон, мету звернення. Також уточнюються додаткові деталі, наприклад, періоди роботи, перебування у відпустці по догляду за дитиною чи служби в армії.
– Іноді буває, що людина, яку шукають, відсутня в реєстрах. Тоді ми уточнюємо, чи вона звільнялася, змінювала місце роботи. Ми намагаємося зібрати максимум інформації, щоб пришвидшити пошук і знайти потрібні дані.
Який термін видачі довідок?
Відповідно до законодавства, довідки видаються протягом 30 днів. Однак є категорії осіб, для яких документи готуються в першочерговому порядку.
– Передусім обслуговуємо військових. Якщо людина приходить і каже: “У мене 10 днів відпустки, потрібно оформити пенсію по УБД”, ми відкладаємо всі інші справи й одразу займаємося її запитом. Другою пріоритетною категорією є люди з інвалідністю. Решту запитів виконуємо у порядку надходження, але завжди вкладаємося у визначений законом термін.
Буває, що робота займає до тижня, якщо довідка пов’язана із зарплатними відомостями. Це складніший процес, оскільки доводиться переглядати старі машинолічильні книги, які часто вже у поганому стані. Також потрібно, щоб представник Пенсійного фонду перевірив інформацію та затвердив її актом. Водночас значних затримок немає. Місяць чекати нікому не доводиться, – підсумовують праціниці архіву.
Які довідки найчастіше запитують?
– Найпоширеніший запит – підтвердження стажу роботи. Це особливо актуально, коли підприємство чи колгосп, у якому працювала людина, змінив назву або був реорганізований. Наприклад, людина працювала в колгоспі, а через 10 років його перейменували. Ми зберігаємо всю цю інформацію, знаходимо відповідні дані.
Якщо підприємство не передало необхідні документи, і нинішні керівники не можуть допомогти, ми звертаємось до архівного сектора при Бориспільській адміністрації. Вони шукають необхідні розпорядження та надають їх копії, – пояснює Інна Лісова.
Також багато звернень надходить від Пенсійного фонду. Часто трудову книжку визнають недійсною через відсутність печатки, нечіткий запис або помилки в датах. У таких випадках людину відправляють до архіву для підтвердження інформації про роботу в певному підприємстві чи колгоспі.
– Ми видаємо довідку, в якій зазначаємо, що людина працювала в такий-то період на такій-то посаді. Завдяки цьому вона може оформити пенсію чи інші необхідні виплати. Доволі часто звертаються, щоб у досудовому порядку підтвердити право на землю, якщо батьки працювали в колгоспі. У таких випадках архів надає довідку про те, що людина дійсно була членом колгоспу в певний період.
Також запити надходять від працівників освіти, які підтверджують свої ранги та атестації, від соціальних працівників, з біржі праці, деяких державних установ.
Ми приймаємо людей щодня. У нас є офіційні прийомні дні, але якщо є можливість – працюємо й в інші. Номери телефонів для зв’язку висять у приміщенні, ми також виїжджаємо на місця. Наприклад, нещодавно їздили до Поліг-Чобіток, приймали документи та плануємо зберігати їх у нас, щоб спростити надалі всі важливі процеси для місцевих жителів, – зазначають в архіві.
Щодо видачі довідок, фахівці намагаються зробити цей процес максимально зручним.
– Ми приймаємо запит, виконуємо його і часто надсилаємо Новою поштою. Люди хочуть якнайшвидше отримати документи, готові оплатити доставку. Через Укрпошту надсилаємо рідше, бо часто бувають затримки – навіть відмови через те, що лист не дійшов. От нещодавно нам повернули наш лист назад, довелося зв’язуватися з людиною, і вона попросила надіслати Новою поштою, бо вже не дуже довіряє Укрпошті.
Також є можливість сканувати документи та відправляти їх в електронному вигляді, якщо установа, що запитує довідку, це дозволяє. Стараємося нікому не відмовляти, всім допомогти.
Негативні відповіді ми надаємо лише у випадках, коли потрібної інформації немає в нашому архіві. Наприклад, якщо документи з якогось села, скажімо, Пристроми, нам не передавали, ми повідомляємо людині, що такі дані у нас не зберігаються, і рекомендуємо звернутися до сільської ради.
У всіх інших випадках намагаємося допомогти якнайкраще – зв’язуємося із сільськими радами, шукаємо інформацію та підказуємо, куди далі звертатися. Робимо все можливе, щоб люди отримали необхідні їм дані.
“Паперові документи — це гарантія, що важлива інформація збережеться”
– Мене взяли на роботу тимчасово, але вже 24 квітня виповниться 10 років, як я тут працюю. Не шкодую, що обрала професію діловода-документознавця, бо це справді моя справа. Я цим живу і мені подобається писати, друкувати, шукати інформацію, – розповідає Інна Лісова, – Часто доводиться розшукувати дані – іноді це справжнє детективне розслідування. Наприклад, буває, що людина змінювала прізвище кілька разів і не пам’ятає, коли саме. Але ми все одно знаходимо інформацію, хоч це й нелегко. Колись моя колега займалася таким випадком – треба було довести, що певна людина справді є тією, за кого себе видає.
Інший випадок – людина втратила хату в пожежі і всі документи, але завдяки нашій роботі ми знайшли копії важливих паперів, зокрема дипломів. Це допомогло їй відновити документи.
Щодо цікавих документів, є багато старих матеріалів, наприклад про і людей з села Хабне (Поліське із 1934 року – ред.) Чорнобильської зони. Багато з цих документів, хоч і пошкоджені, є дуже важливими для людей. Нам вдається підтвердити їхні дані, навіть якщо документи частково згоріли.
У нас є й старі книги з 1937 року, написані каліграфічним почерком. Це дуже красиво і шкода, що таких книг зараз вже не пишуть. Вони залишаються важливими свідченнями історії. Це справжнє мистецтво! Однак зберігати такі книги у нас немає права, бо їхній термін складає 75 років, і вони мають бути списаними. Але вони в нас є і ми інколи можемо їх показати. Вони дуже цікаві й красиві, адже на них написано багато про колишнє життя, зарплати, навіть дрібні деталі роботи в колгоспах. Іноді це просто неймовірно, як все було зафіксовано з такою увагою.
Це наша робота – зберігати важливі документи, навіть якщо вони вже в поганому стані. Ми стараємось відновлювати і ремонтувати їх. Це все дуже важливо для людей, особливо коли документи стосуються пенсій, освіти чи роботи.
Хоча зараз більшість організацій переходять на електронний формат, вони все одно ведуть паперову документацію. Це потрібно не тільки через закони, а й для безпеки. Якщо раптом сайт “полетить”, станеться технічний збій або кібератака, електронні дані можуть зникнути. А папір є і залишиться, навіть якщо зникне інтернет чи електрика.
Особливо це важливо під час війни, коли ворог робить усе, щоб наші системи не працювали. Паперові документи — це гарантія, що важлива інформація збережеться.
Крім того, завдяки архівним книгам можна довести стаж роботи чи зарплату, якщо в електронній базі щось загубилося. Такі випадки бувають, і не раз ми знаходили в паперових записах те, чого не було в комп’ютері.
Де розміщується трудовий архів Студениківської, Ташанської, Дівичківської та Циблівської сільських рад?
Трудовий архів розташований на території Переяславської багатопрофільної лікарні інтенсивного лікування за адресою: вул. Богдана Хмельницького, 137.
Щоб дістатися архіву, потрібно увійти через головні ворота лікарні, повернути ліворуч до приміщення кабінету УЗД. На будівлі та всередині є відповідні вказівники, тож знайти архів нескладно.
Раніше на воротах лікарні була емблема архіву, але її неодноразово знімали. Тому цього року планується встановлення трафаретного покажчика зі стрілкою, що вказуватиме напрямок.
Графік роботи:
З 9:00 до 17:00 без обідньої перерви
Приймальні дні: вівторок та середа
