В даний час переважна більшість бухгалтерів формують та подають звітність щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (Звіт з ЄСВ) з використанням спеціалізованого програмного забезпечення, яке мінімізує появу технічних помилок. Проте навіть досвідчені бухгалтери не застраховані від можливих огріхів у звітності. Тож розглянемо шляхи виправлення найбільш типових помилок.

1. ЗВІТ ІЗ ЄСВ НЕ ПОДАВАВСЯ

У разі, якщо страхувальник взагалі не подавав звіт за попередній звітний період (періоди), то в поточному звітному місяці НЕ ДОПУСКАЄТЬСЯ відображення сум нарахованого єдиного внеску застрахованим особам за попередній звітний період (періоди).

У такому випадку страхувальнику необхідно подати Звіт із ЄСВ за попередній період (періоди) (як зазначено в п. 3 розд. V Порядку № 435).

Увага! Якщо мова йде про звіт за попередній звітний період (періоди) до 2016 року, якого не подавали, то його слід подавати до органу Державної фіскальної служби України за формою, яка діяла з 01.05.15 р.

Такий звіт подається лише один раз за один звітний період.

2. ПОВТОРНЕ ПОДАННЯ ЗАМІСТЬ ПОМИЛКОВОГО ЗВІТУ

Це можливо лише тоді, коли ще не минув термін подання Звіту з ЄСВ. Так, у п. 1 розд. V Порядку № 435 зазначено: “У разі виявлення помилки у Звіті до закінчення строку подання цього Звіту страхувальник повторно формує та подає Звіт у повному обсязі до органу доходів і зборів за місцем обліку”. Тоді чинним вважатиметься останній електронний або паперовий Звіт із ЄСВ, поданий до закінчення строків подання звітності (не пізніше ніж 20 календарних днів, що настають за останнім днем звітного місяця).

Подаючи новий звіт, слід бути уважним, аби виправляючи одну помилку, не припуститися іншої.

Коли звіт подали помилково не за звітний, а за попередній період, страхувальнику треба подати його повторно за поточний період.

Якщо страхувальник до закінчення строку подання Звіту з ЄСВ подає за поточний звітний період лише окремі таблиці Звіту з ЄСВ із зазначенням типу форми “скасовуюча”, “додаткова”, то цей звіт вважають таким, що не подавався.

3. ВИПРАВЛЕННЯ ПОМИЛОК В ТАБЛИЦІ 5

• Помилка у відомостях про працівника

Якщо ви припустилися помилки в будь-якому з реквізитів таблиці 5 Звіту з ЄСВ, то формуйте та подавайте ДВІ таких таблиці (одну – зі статусом “скасовуюча” і неправильними рядками, та другу – зі статусом “початкова” та правильними даними) й оформлюйте до них титульний аркуш.

• Працівника не включили до таблиці 5

Буває, відомості про прийнятого працівника не включили до таблиці5, але водночас відомості в таблиці б стосовно нього за звітний період подали. Тоді в наступному звітному періоді потрібно подати таблицю 5 зі статусом “додаткова” за місяць прийняття працівника на роботу й окремим титульним аркушем.

Аналогічно діють у разі необхідності показати звільнення працівника та в інших випадках, коли забули включити працівника до таблиці 5.

4. ВИПРАВЛЕННЯ ПОМИЛОК В ТАБЛИЦІ 6

• Працівника не включили до таблиці 6

Якщо зарплату працівникові було нараховано у відповідному місяці (про це свідчать первинні документи), але його забули включити до таблиці 6, вирішення проблеми буде таким (звісно, якщо минув термін подання звіту і вже не можна подати новий звіт за такий місяць): такий огріх можна виправити винятково в наступному звітному періоді. У звіті за місяць, у якому виявили помилку, в таблиці 6 окремим рядком показують таку зарплату з кодом типу нарахувань “2” у реквізиті 10 і зазначають місяць, за який було нараховано та не відображено зарплату, у реквізиті 11.

Поза тим суму такої зарплати необхідно відобразити в рядку 4.1 таблиці 1 Звіту з ЄСВ, в якому виявили помилку, та вказати на зміст помилки.

• Помилка в реквізитах (окрім сум) у таблиці 6

Якщо ви помилилися в реквізитах 6-10, 12-16 та 22-25 (зокрема, у податковому номері фізособи – платника податку, категорії застрахованої особи, кількості днів трудових відносин тощо) таблиці б, то для виправлення відомостей слід діяти так: формують і подають дві таблиці 6 (одну – зі статусом “скасовуюча”, де вказують неправильний рядок, другу – зі статусом “початкова” та правильним рядком). До того ж формують до них титульний аркуш.

Якщо в таблиці 6 неправильно вказали звітний період (реквізит 3), а місяць нарахування (реквізит 11) –правильно, то потрібно повторно подати весь правильний звіт.

Буває, що в таблиці 6 неправильно зазначили місяць нарахування (реквізит 11), а звітний період (реквізит 3) – правильно. Якщо подавали звіт в електронній формі, то така помилка майже неможлива. Але в житті трапляється все. Тоді потрібно діяти в один із таких способів:

• якщо помилку виявлено до 20-го числа місяця, наступного за звітним (до граничної дати для подання Звіту з ЄСВ), то слід подати звіт повторно;
• коли помилку побачили після 20-го числа, то варто ще раз сформувати та подати дві таблиці 6 (одну – зі статусом “скасовуюча”, другу – зі статусом “початкова”) й оформити до них титульний аркуш.

Якщо необхідно зменшити відомості в реквізитах 13-16 за попередні звітні періоди, можна застосувати знак і зазначити місяць і рік, за які потрібно змінити показник у поточному звіті. А от у разі потреби збільшити дані за цими показниками за попередні періоди слід сформувати таблицю 6 з ознакою “скасовуюча”, якою скасовують неправильний показник, та подати відомості про правильний збільшений показник у другій таблиці 6 із позначкою “початкова”.

• Помилки в реквізитах із зарплатою та ЄСВ таблиці 6

Окреслимо перелік можливих помилок:

• доходи застрахованим особам нараховано та виплачено вчасно та в повній мірі, але в таблиці бнеправильно вказали суму доходу (більшу чи меншу), а єдиний внесок відобразили правильно;
• доходи застрахованим особам нараховано та виплачено вчасно та в повній мірі, у таблиці 6 правильно зазначено суму доходу, але єдиний внесок – неправильно (більше чи менше);
• доходи нараховано та виплачено вчасно та в повній мірі, але в таблиці 6 неправильно зазначили і суму доходу (якоїсь частини доходу не включили), і єдиний внесок із неї;
• у попередньому періоді повністю чи частково не нараховано дохід, який донарахували в поточному періоді.

Слід знати, що подання коригувальних звітів у зв’язку з неправильно нарахованими сумами доходу та єдиного внеску не передбачено. Усе завдяки пп. 1.6.2 Інструкції зі статистики зарплати: якщо нарахування фонду оплати праці здійснюють за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, то їх відображають у фонді оплати праці того місяця, у якому проводять нарахування.

Отже, перші три види помилок у попередніх звітних періодах у таблиці 6 слід відображати в поточному звітному періоді окремим рядком з одним із кодів типу нарахувань (“2” – “12”) і зазначенням місяця, у якому мала місце помилка в реквізиті 11.

Зауважимо: донарахування (зайве нарахування) сум доходу та єдиного внеску тягне за собою також відображення в таблиці 1. Його проводять у рядках 4 та/або 5, і воно може спричинити застосування штрафних санкцій.

Майте на увазі: будь-які виправлення щодо сум доходів застрахованих осіб та/або сум єдиного внеску – підстава для перевірки страхувальника.

Перейдемо до останнього, четвертого, виду помилок. Річ у тім, що Звіт із ЄСВ до системи персоніфікованого обліку формується на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводять нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) зарплати (доходу), грошового забезпечення, на які за законодавством нараховують внески.

Водночас суми зарплати відображають окремо за кожну застраховану особу в таблиці 6. Отже, якщо суму за застрахованою особою не було нараховано, то її не можна включати до заробітку місяця, за який таку суму було нараховано. Знов-таки, згідно пп. 1.6.2 Інструкції зі статистики зарплати відображаємо такі суми у фонді оплати праці того місяця, у якому було здійснено нарахування. Як відомо, саме Інструкцією зі статистики зарплати слід керуватися під час визначення виплат, що підлягають обкладенню ЄСВ (пп. 5 п. 3 розд. IV Інструкції № 449), а відповідно, й відображенню у Звіті з ЄСВ.

Тож донараховану суму за попередній місяць просто додайте до зарплати працівника за поточний місяць (у якому виявили помилку) і відобразіть у звіті за такий місяць.

5. ПОМИЛКИ, ПОВ’ЯЗАНІ З КОРИГУВАННЯМ ВІДПРАЦЬОВАНОГО ЧАСУ

Не секрет, що подекуди (найчастіше – у бюджетних установах) табель подають до бухгалтерії за кілька днів до закінчення місяця. Тож може так статися, що працівнику закрили й оплатили останні дні робочими, а він зненацька захворів.

У такому випадку також доводиться коригувати не лише нараховану зарплату, але й дані таблиці б.

Виправляють цю помилку у два прийоми:

• Зменшують нараховану зарплату. Для цього в окремому рядку таблиці 6 за звітний місяць відображають суму надмірної зарплати та ЄСВ зі знаком із зазначенням відповідного попереднього місяця.
• Відображають іще одним рядком нарахування лікарняних та єдиного внеску з них. У ньому заповнюють реквізит 9, зазначають код “29”, а також у реквізиті 13 проставляють кількість календарних днів хвороби.

Увага! Вносити від’ємні значення сум нарахованої зарплати (доходу) допустимо лише:

• у разі відображення сум перерахунків заробітку (доходу), що пов’язані з уточненням кількості відпрацьованого часу через тимчасову непрацездатність, та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих за попередні періоди;
• у разі відображення сторнованих сум відпускних за одночасного відображення допомоги з тимчасової непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами, нарахованих за попередні періоди.

Це стосується реквізитів 17-21 таблиці 6.