Посада	П. І. П.	Телефон
Начальник загального відділу виконкому міської ради	Брень Вікторія Петрівна	5-37-10
Головний спеціаліст	Жук Оксана Андріївна	5-25-03
Головний спеціаліст з питань діловодства  загального відділу виконкому міської ради	Тараненко Ганна Миколаївна	5-37-10
Головний спеціаліст з питань діловодства  загального відділу виконкому міської ради	Кононова Ірина В’ячеславівна

                                         ДІЛОВОДИ

	Остапенко Ольга Григорівна	с. Велика Каратуль
2.	Лукіна Надія Григорівна	с. Гланишів
3.	Барабаш Наталія Володимирівна	с. Дем’янці
4.	Таранущенко Алла Миколаївна	с. Мазінки
5.	Корнієнко Світлана Григорівна	с. Вовчків
6.	Кононенко Юлія Олександрівна	с. Гайшин

 

Адреса відділу:
08400, вул. Б. Хмельницького, 27/25, 1 поверх, кабінет 105
E-mail: zagal.rada@ukr.net

Графік роботи:
понеділок – четвер з 8-00 до 17-00,
п’ятниця з 8-00 до 16-00,
перерва з 12-00 до 13-00.

  

П О Л О Ж Е Н Н Я

про загальний відділ  виконавчого комітету

Переяславської міської ради

 

І. Загальні засади

1.1. Загальний відділ виконавчого комітету Переяславської міської ради (далі – відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету Переяславської міської ради.

1.2.  Відділ утворюється  згідно ст. 54 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”.

1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами України, розпорядженнями міського голови, рішеннями сесії та її виконавчого комітету, дорученнями керуючої справами виконкому, цим Положенням .

1.4.  Структура, чисельність працівників відділу затверджується рішенням міської ради за поданням керуючої справами виконавчого комітету в межах граничної чисельності, фонду заробітної плати і видатків на утримання  виконавчого комітету ради.

1.5. Відділ підконтрольний та підзвітний раді, яка його  утворила, підпорядкований її  виконавчому комітету, міському голові та керуючій справами виконавчого комітету.

1.6. Положення про відділ затверджується  міською  радою за поданням керуючої справами виконавчого комітету ради.

ІІ. Основні завдання відділу

Основними завданнями відділу є:

2.1. Документування діяльності виконавчого комітету Переяславської міської ради.

2.2. Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами в управліннях та відділах виконавчого комітету Переяславської міської ради та в управліннях і відділах Переяславської міської ради відповідно до чинних правил.

2.3.Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів у виконавчому комітеті Переяславської міської ради.

 2.4. Підготовка проектів розпоряджень і доручень міського голови, рішень виконавчого комітеті Переяславської міської ради з питань, що належать до компетенції відділу, а також редагування текстів  розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітеті Переяславської міської ради і перевірка відповідності їх проектів вимогам Інструкції  з документування управлінської інформації  в електронній  та паперовій формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну  в управліннях, відділах та службах виконавчого комітету Переяславської міської ради та в управліннях, відділах та службах Переяславської міської ради і Регламенту виконавчого комітету Переяславської міської ради.

2.5. Ведення архівної справи у  виконавчому комітеті  Переяславської міської ради.

2.6. Складання зведеної номенклатури справ виконавчого комітету Переяславської міської ради.

2.7.  Надання методичної допомоги в організації роботи з питань, що належать до компетенції відділу, управлінням, центрам та  відділам  виконавчого комітету Переяславської  міської ради   управлінням, центрам та відділам Переяславської  міської ради.

2.8. Здійснення контролю за дотриманням чинних правил роботи з документами в  управліннях, центрах та  відділах  виконавчого комітету Переяславської  міської ради   управліннях, центрах  та  відділах Переяславської  міської ради.

ІІІ. Відповідно до покладених на нього завдань, відділ зобов’язаний:

   3.1. Організовувати і здійснювати в установленому порядку ведення діловодства у виконавчому комітеті  Переяславської міської ради. Розробляти і вносити проект Інструкції  з документування управлінської інформації  в електронній  та паперовій  формі та організації роботи з електронними
документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну  в управліннях, центрах та  відділах  виконавчого комітету Переяславської  міської ради та в    управліннях, центрах  та  відділах Переяславської  міської ради.

 3.2. Забезпечувати відповідно до чинних правил організацію у виконавчому комітеті  міської ради  роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

3.3. Здійснювати прийом, попередній розгляд, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук документів, що надходять до виконавчого комітету Переяславської міської ради, видачу інформації стосовно строків їх проходження у виконавчому комітеті Переяславської міської ради.

3.4.  Здійснювати підготовку до випуску, випуск і реєстрацію документів виконавчого комітету Переяславської міської ради, їх реєстрацію та затвердження. У необхідних випадках, за дорученням керівництва виконавчого комітету,  видавати копії, витяги з утворюваних  виконавчим комітетом документів.

3.5. Здійснювати підготовку до випуску, випуск і реєстрацію розпоряджень міського голови. Забезпечувати їх розсилання, відповідно до списку розсилання, та оприлюднювати їх на інформаційному сайті міської ради.

3.6. Забезпечувати спільно з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету Переяславської міської ради організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету, реєстрацію та доведення до структурних підрозділів виконавчого комітету Переяславської міської ради, інших структурних підрозділів, підприємств,  установ та організацій рішень виконавчого комітету.  Забезпечувати,  відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»,  оприлюднення на інформаційному сайті  Переяславської міської ради проектів рішень та прийнятих рішень виконавчого комітету Переяславської міської ради.

 3.7. Забезпечувати спільно з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету Переяславської міської ради організаційно-технічну підготовку засідань консультативних, дорадчих та допоміжних органів, а також заходів, які проводяться  міським головою .

3.8. Здійснювати друкування, копіювання, тиражування та розсилання документів виконавчого комітету Переяславської міської ради.

3.9. Забезпечувати технічний контроль за строками виконання документів та систематично інформувати керівництво виконавчого комітету Переяславської міської ради про хід їх виконання.

3.10. Складати зведену номенклатуру справ виконавчого комітету Переяславської  міської ради, забезпечувати виконання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності  виконавчого комітету Переяславської міської ради, та передачі їх на державне зберігання.

3.11. Організовувати  роботу по зберіганню архіву документації відділу, забезпечувати проведення експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне збереження,  готувати  справи до здачі в архівний відділ виконавчого комітету Переяславської міської ради.

3.12. Удосконалювати форми і методи роботи з документами.

3.13. Здійснювати  контроль за правильністю користування документами у  виконавчому комітеті Переяславської міської ради, готувати довідки, інформації з питань діловодства.

3.14. Брати  участь у розробці та виданні довідників, інших посібників, необхідних для роботи виконавчого комітету Переяславської міської ради.

3.15. Брати участь у роботі щодо забезпечення інформаційної  відкритості виконавчого комітету Переяславської міської ради з питань, які віднесені до компетенції відділу. Подавати відповідну інформацію для наповнення офіційного сайту  виконавчого комітету Переяславської міської ради.

3.16. Здійснювати методичне керівництво щодо організації роботи з документами у структурних підрозділах виконавчого комітету Переяславської міської ради, надавати  практичну і  методичну допомогу управлінням, центрам та відділам  виконавчого комітету Переяславської міської ради та управлінням, центрам та відділам  Переяславської міської ради.

3.17. Контролювати  дотримання чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах виконавчого комітету Переяславської міської ради та у структурних підрозділах Переяславської міської ради.

3.18. Вивчати, узагальнювати та поширювати  кращий досвід роботи з документами структурних підрозділів виконавчого комітету Переяславської міської ради та структурних підрозділів Переяславської міської ради, готувати методичні рекомендації щодо удосконалення цієї роботи.

3.19. Виконувати  інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.

ІV. Права відділу:

Відділ має право:

4.1. Вносити на розгляд керуючої справами виконавчого комітету Переяславської міської ради  проекти розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету, доручень керівництва виконавчого комітету Переяславської міської ради, доповідні записки, пропозиції з питань, що належать до компетенції відділу.

4.2. Вивчати стан діловодства у структурних підрозділах виконавчого комітету Переяславської міської ради  та структурних підрозділах Переяславської міської ради і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами.

4.3. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.

4.4. Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи від інших структурних підрозділів виконавчого комітету Переяславської міської ради та структурних підрозділів  Переяславської міської ради.

4.5. Брати участь у засіданнях виконавчого комітету Переяславської міської ради та засіданнях сесій  Переяславської міської ради .

4.6.Вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції.

4.7. За погодженням із керуючою справами виконавчого комітету Переяславської міської ради залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів до вирішення питань, пов’язаних з виконанням покладених на відділ завдань.

4.8.Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності  керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб  виконавчого комітету Переяславської міської ради і керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб Переяславської міської ради з питань, що відносяться до компетенції відділу.

4.9. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у переяславській міській раді.

V. Організація роботи відділу

5.1. Загальний відділ виконавчого комітету Переяславської міської ради очолює начальник. У разі його відсутності його обов’язки виконує  один із головних спеціалістів  відділу, відповідно до розпорядження міського голови.

5.2. Начальник   та спеціалісти відділу  призначається  та звільняється з посад розпорядженням міського голови  відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

5.3. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту  роботи виконавчого комітету Переяславської міської ради, вимог  Інструкції  з документування управлінської інформації  в електронній  та паперовій  формі та організації роботи з електронними
документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну  в управліннях, центрах та відділах виконкому Переяславської  міської ради та в управліннях, центрах та відділах Переяславської  міської ради.

5.4. Посадові  обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються керуючою справами  виконавчого комітету Переяславської міської  ради за поданням начальника відділу.

5.5. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із іншими відділами виконавчого комітету Переяславської міської ради, структурними підрозділами Переяславської міської ради, використовує у своїй роботі підготовлені ними оперативні, довідкові та статистичні відомості, підтверджені відповідним чином.

5.6. Інформації, відомості, які не передбачені офіційною статистичною звітністю, запитуються відділом у структурних підрозділів виконавчого комітету Переяславської міської, лише з дозволу керуючої справами виконавчого комітету Переяславської міської ради.

5.7. Діловодство відділу ведеться згідно із зведеною номенклатурою справ виконавчого комітету Переяславської  міської ради  і затверджується керуючою справами виконавчого комітету Переяславської міської в установленому порядку.

VІ. Начальник  загального відділу

Начальник відділу:

6.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про відділ.

6.2. Організовує роботу відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

6.3. Забезпечує виконання плану роботи виконавчого комітету міської ради з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва.

6.4. Забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства.

6.5. Організовує разом із відділом по роботі з кадрами та служби в органах місцевого самоврядування  роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу.

6.6. В установленому порядку вносить подання про преміювання, присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування, заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень.

6.7. Контролює дотримання працівниками відділу Правил внутрішнього розпорядку і трудової дисципліни.

6.8. Вносить на розгляд керуючої справами виконкому  пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу, створення реорганізації, ліквідації.

6.9. Розробляє і вносить на затвердження керуючій справами виконкому посадові інструкції працівників відділу.

6.10. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами управлінь, центрів та відділів виконавчого комітету Переяславської міської  та  управлінь, центрів та відділів Переяславської  міської ради.

6.11. Забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету Переяславської міської організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету Переяславської міської ради, протоколює його проведення.

 Бере участь у засіданнях виконавчого комітету Переяславської міської ради, інших консультативно-дорадчих органів, нарадах, семінарах, доводить позицію відділу з питань, що розглядаються.

6.12. Підписує на бланках структурного підрозділу документи  в межах своїх повноважень.

6.13. Візує  рішення  виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови на предмет правильності оформлення цих документів,  відповідно до Інструкції з діловодства.

6.14. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, що пов’язані із діяльністю відділу.

6.15. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються служби в органах місцевого самоврядування та діяльності місцевих державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування, акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами: практику застосування чинного законодавства  в діловодстві; основи архівної справи, Інструкцію з діловодства, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

      6.16. Несе відповідальність за неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов’язків, передбачених даним Положенням про загальний відділ, у межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

            6.17. Має право вносити на розгляд керуючої справами виконкому  пропозиції щодо поліпшення роботи відділу, вдосконалення організації діловодства в міськвиконкомі; реалізовувати інші права, передбачені у розділі ІV цього Положення.

6.18. Повинен володіти державною – українською мовою.

6.19. Повинен мати:

повну вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, магістра;

стаж роботи за фахом на службі  в органах місцевого самоврядування на керівних посадах не менше 3 років, або стаж роботи за фахом в інших сферах не менше 5 років.

Секретар міської ради                                                                          Лідія ОВЕРЧУК