Загальний відділ Переяслав-Хмельницької міської ради

                                                                                      

Посада П. І. П. Телефон
Начальник загального відділу виконкому міської ради Брень
Вікторія Петрівна
5-37-10
Головний спеціаліст по роботі з кадрами виконкому міської ради Гладченко
Марія Євгеніївна
5-19-04
Головний спеціаліст з питань

діловодства  загального відділу виконкому міської ради

 

Шарапка Іванна Вікторівна 5-37-10
спеціаліст з питань

діловодства  та контролю загального відділу виконкому міської ради

 

 

Карман Анастасія Анатоліївна

 

 

5-37-10

Адреса відділу:
08400, вул. Б. Хмельницького, 27/25, 1 поверх
, кабінет 105
E-mail: zagal.rada@ukr.net

Графік роботи:
понеділок – четвер з 8-00 до 17-
00,
п’ятниця з 8-00 до 16-00,
перерва з 12-00 до 13-00.

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про загальний відділ  виконкому

Переяслав-Хмельницької міської ради

  1. Загальні засади 

1.1. Загальний відділ (далі – відділ) є структурним підрозділом виконкому Переяслав-Хмельницької міської ради.

1.2. Відділ утворюється  згідно ст. 54 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”.

1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами України, розпорядженнями міського голови, рішеннями сесії та її виконавчого комітету, дорученнями керуючої справами виконкому, цим Положенням .

1.4. Структура, чисельність працівників та штатний розклад відділу затверджується сесією міської ради за поданням керуючої справами виконавчого комітету в межах граничної чисельності, фонду заробітної плати і видатків на утримання  міськвиконкому.

     1.5. Відділ підконтрольний та підзвітний раді, яка його  утворила, підпорядкований її  виконавчому комітету  та міському голові.

1.6. Положення про відділ затверджується  міською  радою за поданням керуючої справами виконкому.

ІІ. Основні завдання відділу

Основними завданнями відділу є:

2.1. Документування діяльності міськвиконкому.

   2.2. Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами в управліннях та відділах виконкому Переяслав-Хмельницької міської ради та в управліннях і відділах Переяслав-Хмельницької міської ради відповідно до чинних правил.

2.3. Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів у міськвиконкомі.

  2.4. Підготовка проектів розпоряджень і доручень міського голови, рішень виконавчого комітету  з питань, що належать до компетенції відділу, а також редагування текстів  розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету  і перевірка відповідності їх проектів вимогам Інструкції з діловодства в управліннях, відділах та службах виконкому Переяслав-Хмельницької міської ради та в управліннях, відділах та службах Переяслав-Хмельницької міської ради і Регламенту виконавчого комітету Переяслав-Хмельницької міської ради.

2.5. Ведення архівної справи у  виконкомі міської ради.

2.6. Складання зведеної номенклатури справ Переяслав-Хмельницької міської ради та її виконавчого комітету.

  2.7.  Надання методичної допомоги в організації роботи з питань, що належать до компетенції відділу, управлінням та відділам виконкому Переяслав-Хмельницької міської ради та управлінням та відділам Переяслав-Хмельницької міської ради.

2.8. Здійснення контролю за дотриманням чинних правил роботи з документами в управліннях та відділах виконкому Переяслав-Хмельницької міської ради та управліннях та відділах Переяслав-Хмельницької міської ради.

ІІІ. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

   3.1. Організовує і здійснює в установленому порядку ведення діловодства у виконкомі міської ради. Розробляє і вносить проект Інструкції з діловодства в управліннях, відділах та службах виконкому Переяслав-Хмельницької міської ради та в управліннях, відділах та службах Переяслав-Хмельницької міської ради.

 3.2. Забезпечує відповідно до чинних правил організацію у виконкомі міської ради  роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.

3.3. Здійснює прийом, попередній розгляд, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук документів, що надходять до міськвиконкому, видачу інформації стосовно строків їх проходження в міськвиконкомі.

3.4. Здійснює підготовку до випуску і випуск розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету та інших документів міськвиконкому, їх реєстрацію. У необхідних випадках за дорученням керуючої справами виконкому,  видає копії, витяги з утворюваних  виконавчим комітетом документів.

3.5. Забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами міськвиконкому організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету, реєстрацію та доведення до структурних підрозділів міськвиконкому, інших структурних підрозділів, установ та організацій рішень виконавчого комітету. Забезпечення оприлюднення на інформаційному сайті міської ради проектів рішень та прийнятих рішень виконавчого комітету.

 3.6. Забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами міськвиконкому організаційно-технічну підготовку консультативних, дорадчих та допоміжних органів, а також заходів, які проводяться  міським головою .

3.7. Здійснює друкування, копіювання, тиражування та розсилання документів міськвиконкому.

3.7. Реєструє та доводить у визначені строки до структурних підрозділів міськвиконкому, підприємств, установ та організацій розпорядження міського голови , рішення виконавчого комітету та інші документи  міськвиконкому згідно із списком розсилання.

3.8. Забезпечує технічний контроль за строками виконання документів та систематично інформує керівництво про хід їх виконання.

3.9. Складає зведену номенклатуру справ виконавчого комітету Переяслав-Хмельницької міської ради, забезпечує виконання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності  міськвиконкому, та передачі їх на державне зберігання.

3.10. Організовує роботу по зберіганню архіву документації відділу, забезпечує проведення експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне збереження,  готує справи до здачі в архівний відділ виконкому міської ради.

3.11. Вдосконалює форми і методи роботи з документами. Здійснює роботу щодо автоматизації діловодного процесу.

3.12. Здійснює контроль за правильністю користування документами у  виконкомі, готує довідки, інформації з питань діловодства.

3.13. Бере участь у розробці та виданні довідників, інших посібників, необхідних для роботи виконавчого комітету міської ради.

3.14. Бере участь у роботі щодо забезпечення інформаційної  відкритості міськвиконкому з питань, які віднесені до компетенції відділу. Подає відповідну інформацію для наповнення Веб-сторінки  виконкому міської ради.

3.15. Здійснює методичне керівництво щодо організації роботи з документами у структурних підрозділах міської ради, надає практичну і  методичну допомогу управлінням та відділам виконкому міської ради та управлінням та відділам  міської ради.

3.16. Контролює дотримання чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах виконкому міської ради та у структурних підрозділах міської ради.

3.18. Вивчає, узагальнює та поширює кращий досвід роботи з документами структурних підрозділів виконкому міської ради та структурних підрозділів міської ради, готує методичні рекомендації щодо удосконалення цієї роботи.

3.19. Виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.

ІV. Права відділу:

Відділ має право:

4.1. Вносити на розгляд керуючої справами виконкому  проекти розпоряджень, наказів, доручень, доповідні записки, пропозиції з питань, що належать до компетенції відділу.

4.2. Вивчати стан діловодства у структурних підрозділах виконкому міської ради та структурних підрозділах міської ради і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами.

4.3. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.

4.4. Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи від інших структурних підрозділів виконкому міської ради та структурних підрозділів міської ради.

4.5. Брати участь у засіданнях виконавчого комітету міської ради та сесіях міської ради .

4.6.Вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції.

4.7. За погодженням із керуючою справами виконкому залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів до вирішення питань, пов’язаних з виконанням покладених на відділ завдань.

4.8. Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності  керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб  виконкому міської ради і керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб міської ради.

4.9. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у міській раді.

  1. V. Організація роботи відділу 

5.1. Загальний відділ виконавчого комітету міської ради очолює начальник. У разі його відсутності його обов’язки виконує  один із головних спеціалістів  відділу.

5.2. Начальник   та спеціалісти відділу  призначається  та звільняється з посад розпорядженням міського голови  за поданням керуючої справами виконкому.

5.3. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту  виконавчого комітету Переяслав-Хмельницької міської ради, вимогам Інструкції з діловодства в управліннях, відділах та службах виконкому Переяслав-Хмельницької міської ради та в управліннях, відділах та службах Переяслав-Хмельницької міської ради.

5.4. Робота  відділу планується поквартально, на основі  доручень керівництва міськвиконкому, функцій відділу.

Плани роботи затверджуються керуючою справами виконкому.

5.5. Службові обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються керуючою справами виконкому за поданням начальника відділу.

5.6. Вивчення питань, що належать до компетенції відділу, проводиться згідно з планами, погодженими із керуючою справами виконкому.

5.7. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із іншими відділами виконкому міської ради, структурними підрозділами міської ради, використовує у своїй роботі підготовлені ними оперативні, довідкові та статистичні відомості, підтверджені відповідним чином.

5.8. Інформації, відомості, які не передбачені офіційною статистичною звітністю, запитуються відділом у структурних підрозділів міськвиконкому, лише з дозволу керуючої справами виконкому.

5.9. Підготовлені відділом документи доповідаються керуючій справами виконкому і використовуються згідно з її розпорядженням.

5.10. Діловодство відділу ведеться згідно із зведеною номенклатурою справ виконавчого комітету міської ради  і затверджується керуючою справами виконкому в установленому порядку.

VІ. Начальник  загального відділу

Начальник відділу:

6.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про відділ.

6.2. Організовує роботу відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

6.3. Забезпечує виконання плану роботи виконкому міської ради з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва, плану роботи відділу.

6.4. Забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства.

6.5. Організовує разом із головним спеціалістом відділу по роботі з кадрами роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу.

6.6. В установленому порядку вносить подання про преміювання, присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень.

6.7. Контролює дотримання працівниками відділу правил внутрішнього розпорядку і трудової дисципліни.

6.8. Вносить на розгляд керуючої справами виконкому  пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу, створення реорганізації, ліквідації його підрозділів.

6.9. Розробляє і вносить на затвердження керуючій справами виконкому посадові інструкції працівників відділу.

6.10. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами управлінь, відділів та служб виконкому Переяслав-Хмельницької міської ради та в управлінь, відділів та служб Переяслав-Хмельницької міської ради.

6.11. Забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами міськвиконкому організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету міської ради, протоколює його проведення.

 Бере участь у засіданнях виконкому міської ради, інших консультативно-дорадчих органів, нарадах, семінарах, доводить позицію відділу з питань, що розглядаються.

6.12.Підписує та візує документи  міської ради в межах своєї компетенції.

6.13. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, що пов’язані із діяльністю відділу.

6.14. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби та діяльності місцевих державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування, акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами: практику застосування чинного законодавства  в діловодстві; основи архівної справи, Інструкцію з діловодства, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

6.15. Має право вносити на розгляд керуючої справами виконкому  пропозиції щодо поліпшення роботи відділу, вдосконалення організації діловодства в міськвиконкомі; реалізовувати інші права, передбачені у розділі ІV цього Положення.

6.16. Повинен мати:

повну вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста;

стаж роботи за фахом у державній службі на керівних посадах не менш 3 років, або стаж роботи за фахом в інших сферах не менш 5 років.